Tag
Asri Rezki Jumhar, improvement, mp unj, PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN, Siti Rochanah, SMPN 111 JAKARTA, Wahyu Sri Ambar Arum
PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN SEKOLAH DI SMP NEGERI 111 JAKARTA
Asri Rezki Jumhar. Wahyu Sri Ambar Arum* Siti Rochanah*
*Dosen Pembimbing
ABSTRACT
This research aims to gain empirical data, and in order to know management of the school library in 111 Junior High School Jakarta. This research is a qualitative research described descriptively. The experiment was conducted at 111 Junior High School Jakarta in February up to June 2013. The result of this research shows that the Library of 111 Junior High School Jakarta as a pilot library school is relatively already has management in accordance with the standards as school libraries in general, is (1) By the appointment of librarian with undergraduate education background. (2) Applying such varied service system with an open system among the school and closed system outside the school, there is a schedule of visits to the library for each classroom, obligate students who are late to school to study in the library for 2 x 40 minutes to summarize all the lessons that he abandoned, a friendly librarian and has “quality objective” such a target created by the library. (3) In the overall processing of library materials has been carried out under the guidelines of the processing of library materials created by Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta with procedures ranging from pre parts catalog, cataloging and catalog post. (4) The development of the collection is done by buying 20 copies each year with school budget and take advantages of the participation of students and parents. (5) Monitoring conducted by the principal directly into the library. The implication of this research is a good school library management that can bring out the usefulness of the school library, the benchmarks of the benefits not only in the form of high student achievement, but more like a student is able to seek, find, filter and assess information; accustomed to independent learning; trained to responsible, as well as always follow the development of science, knowledge and technology.
Keywords: School Library, Management of School Library
Pendahuluan
Sekolah sebagai sebuah institusi pendidikan seharusnya dikelola dengan baik. Sekolah yang terkelola dengan baik pada komponen standar pendidikan seperti pengelolaan kurikulum, peserta didik, ketenagaan, sarana dan prasarana dan yang lainnya akan menentukan mutu lulusan yang dihasilkan, sehingga pengelolaan sekolah setidaknya harus memenuhi standar pelayanan minimal (SPM). Untuk memenuhi harapan tersebut, maka faktor penunjang perlu dipersiapkan secara optimal. Salah satu faktor penunjang yaitu dengan adanya perpustakaan sekolah.
Perpustakaan sekolah akan bermanfaat jika benar-benar memperlancar pencapaian tujuan proses pembelajaran di sekolah. Tolak ukur manfaat tersebut tidak hanya berupa tingginya prestasi murid, tetapi lebih jauh lagi, antara lain murid mampu mencari, menemukan, menyaring dan menilai informasi; terbiasa belajar sendiri; terlatih bertanggung jawab; serta selalu mengikuti perkembangan ilmu, pengetahuan dan teknologi.
Sebuah perpustakaan akan dapat berfungsi sebagaimana mestinya jika dikelola menurut kaidah yang berlaku. Kaidah itu mencakup dua hal yaitu berupa teori atau ilmu perpustakaan dan ilmu-ilmu lainnya yang berkaitan seperti Manajemen, Sistem Informasi Manajemen dan Teknologi lnformasi, kedua dapat pula berupa praktik yang disesuaikan dengan situasi dan lingkungan setempat. Sebab menurut pengalaman, segala sesuatu yang dilakukan berdasarkan teori saja biasanya belum dapat mencapai hasil yang maksimal. Sebaliknya jika hanya diselenggarakan dengan pengalaman praktik saja tanpa berpedoman kepada ilmu yang bersangkutan, belum juga menjamin dapat berlangsung seperti yang diharapkan.
Perpustakaan yang sudah diselenggarakan menurut kaidah juga belum menjamin akan berhasil baik karena masih ada faktor-faktor Iain yang ikut mempengaruhi keberhasilan sebuah perpustakaan. Paling tidak, ada dua hal lagi yang dapat memberikan pengaruh yaitu semangat manusia yang mengelola dan respon pemustaka atas keberadaan perpustakaan tersebut. Keterpaduan atas faktor-fakor tersebut merupakan prasyarat untuk membina dan mengembangkan perpustakaan dalam memberi makna, mengangkat citra dan kinerja yang Iebih baik.
Kenyataan yang terjadi di lapangan, mayoritas kondisi perpustakaan sekolah kurang mendapat perhatian serius. Pengelolaan perpustakaan diberbagai lembaga pendidikan belum dapat dikatakan baik bahkan ada yang dikelola terkesan asal-asalan seperti gudang buku, sehingga sulit mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Menurut Wahyu Sri Ambar Arum (2007:230) hal tersebut disebabkan antara lain bahan bacaan yang diinginkan sulit didapat karena susunan buku tidak teratur, tidak lengkap atau tidak cukup banyak bahan bacaan yang tersedia, pemeliharaan bahan bacaannya juga terlaksana kurang baik sehingga banyak bahan bacaan kotor, robek dan tidak bersampul, guru juga masih enggan untuk mengelola perpustakaan sekolah dan kurangnya guru dalam memahami tentang pengelolaan perpustakaan yang baik, tidak semua petugas perpustakaan memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang memadai dibidang perpustakaan. Kurangnya kesadaran pemanfaatan perpustakaan oleh tenaga pendidikan di lembaga pendidikan merupakan suatu keprihatinan tersendiri.
Peraturan tentang pentingnya perpustakaan sekolah telah banyak dipertegas antara lain dalam SK Mendiknas No. 053/U/2001 Tanggal 19 April 2001 tentang Penyusunan Pedoman Standar Pelayanan Minimal Penyelenggaraan Persekolahan pada Tingkat TK, Dasar sampai dengan SMU/SMK, bahwa keberadaan perpustakaan sekolah merupakan syarat dalam standar pelayanan minimal (SPM) tersebut.
Undang-Undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional menyatakan bahwa setiap sekolah diwajibkan memiliki perpustakaan. Hal ini dinyatakan pada Bab XII tentang Sarana dan Prasarana Pendidikan, Pasal 45 Ayat (1) yang berbunyi: “Setiap satuan pendidikan formal dan nonformal menyediakan sarana dan prasarana yang memenuhi keperluan pendidikan sesuai dengan pertumbuhan dan perkembangan potensi fisik, kecerdasan intelektual sosial, emosional dan kejiwaan peserta didik”.
Selanjutnya mengenai perpustakaan diteruskan dalam penjelasan Permendiknas No. 24 Tahun 2007 tentang Standar Sarana dan Prasarana Pendidikan yang menyatakan sebuah SMP/MTs sekurang-kurangnya memiliki prasarana sebagai berikut: ruang kelas, ruang perpustakaan, ruang laboratorium IPA, ruang pimpinan, ruang guru, ruang tata usaha, tempat beribadah, ruang konseling, ruang UKS, ruang organisasi kesiswaan, jamban, gudang, ruang sirkulasi, tempat bermain/berolahraga.
Peraturan Pemerintah No. 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan Pasal 42 Ayat (2) mengatur bahwa setiap satuan pendidikan wajib memiliki prasarana yang meliputi lahan, ruang kelas, ruang pimpinan satuan pendidikan, ruang pendidik, ruang tata usaha, ruang perpustakaan, ruang laboratorium, ruang bengkel kerja, ruang unit produksi, ruang kantin, instalasi daya dan jasa, tempat berolahraga, tempat beribadah, tempat bermain, tempat berekreasi dan ruang/tempat lain yang diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran yang teratur dan berkelanjutan.
Undang-Undang No. 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan Pasal 23 perpustakaan sekolah digambarkan sebagai berikut: Setiap sekolah/madrasah menyelenggarakan perpustakaan yang memenuhi standar nasional perpustakaan dengan memperhatikan Standar Nasional Pendidikan. Perpustakaan sekolah tersebut wajib memiliki koleksi buku teks pelajaran yang ditetapkan sebagai buku teks wajib pada satuan pendidikan yang bersangkutan dalam jumlah yang mencukupi untuk melayani semua peserta didik dan pendidik, mengembangkan koleksi lain yang mendukung pelaksanaan kurikulum pendidikan, melayani peserta didik pendidikan kesetaraan yang dilaksanakan di lingkungan satuan pendidikan yang bersangkutan, mengembangkan layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi serta mengalokasikan dana paling sedikit 5% dari anggaran belanja operasional sekolah/madrasah atau belanja barang di luar belanja pegawai dan belanja modal untuk pengembangan perpustakaan.
Dengan berlakunya peraturan-peraturan tentang pentingnya keberadaan perpustakaan sekolah seperti yang telah dijabarkan, maka sudah seharusnya pihak-pihak yang berwenang mengimplementasikan sehingga tak hanya menjadi wacana belaka. Satuan pendidikan harus memenuhi standar sarana prasarana pendidikan dengan memiliki perpustakaan sekolah. Umumnya perpustakaan sekolah lanjutan sudah memiliki ruangan tersendiri yang luasnya berkisar antara 25-72 m2. Keberadaan perpustakaan sekolah di lingkungan SMP, SMU / SMK pada umumnya dibangun dengan bantuan komite sekolah. Tenaga pengelola yaitu tenaga guru di tiap sekolah pada umumnya sudah ada, namun tidak semuanya memiliki ketrampilan dasar mengelola perpustakaan.
Perpustakaan sekolah yang kelihatan maju dan dikelola dengan baik hanya sekolah-sekolah yang berada di ibukota provinsi, namun perpustakaan sekolah yang berada ditingkat kabupaten pada umumnya tertinggal dan kesannya keberadaan perpustakaan hanya sebagai pelengkap dan tidak pernah dikelola dengan baik sesuai dengan tata pengelolaan perpustakaan. Bahkan masih dijumpai sekolah yang tidak memiliki ruangan perpustakaan. Sejalan dengan penuturan Dady P. Rachmananta yang dikutip dari Koran Tempo (2003:14) “dari sekitar 200 ribu sekolah di Indonesia, 95 persennya tidak atau belum memiliki perpustakaan.” Lalu penelitian Loehoer Widjajanto, dkk tahun 2007 dalam jurnal Lasa HS (2009:3), penelitian dilakukan di Surakarta, Cilacap dan Grobogan menyatakan bahwa guru-guru di daerah itu hanya 4,6% yang memanfaatkan fasilitas perpustakaan daerah (kabupaten, kecamatan, kelurahan, dan Iain-lain), 36,9% kadang-kadang dan guru yang tak pernah memanfaatkan perpustakaan ada 58,5%. Sehubungan hal tersebut agar bahan pustaka dapat didayagunakan secara maksimal sesuai dengan tujuan dan fungsi perpustakaan sekolah, maka tentunya diperlukan suatu pengelolaan perpustakaan sekolah yang memadai.
Perpustakaan SMPN 111 Jakarta memiliki koleksi buku dan non buku. Terdiri dari 4473 eksemplar (buku fiksi dan non fiksi), buku paket yang sekarang sudah didistribusikan ke siswa kelas VII, VIII dan IX. Kemudian juga ada buku LKS untuk kelas VII, VIII dan IX, ada juga buku untuk pendalaman materi khusus untuk keIas IX. Yang merupakan non buku, yaitu berupa VCD, Globe, Komputer e-Library, Flash to English, untuk siswa kelas VII. Sistem Iayanan yang digunakan adalah sistem terbuka untuk kalangan sekolah dan tertutup untuk pihak luar sekolah.
Perpustakaan SMPN 111 Jakarta merupakan perpustakaan sekolah yang ditunjuk oleh Perpustakaan Daerah Kotamadya Jakarta Barat dan telah diresmikan oleh Kepala Dinas Pendidikan Sekolah Dasar Kota Administrasi Jakarta Barat sebagai Perpustakaan Percontohan. Menurut ibu Sri Wahyuningsih, SS yang merupakan pustakawan SMPN 111 Jakarta ketika di wawancara mengatakan bahwa penetapan status Perpustakaan Percontohan ini telah ditetapkan sejak sepuluh tahun lalu tepatnya tanggal 21 Oktober 2003, yang melatarbelakangi penetapan ini dikarenakan Perpustakaan SMPN 111 Jakarta memenuhi kualifikasi diantaranya memiliki sarana dan prasarana perpustakaan yang cukup lengkap, adanya SDM dan juga pernah dijadikan tempat pelatihan pengelolaan perpustakaan sekolah menengah pertama se-kotamadya Jakarta Barat.
Sebagai sekolah yang telah memiliki status sebagai Sekolah Standar Nasional (SSN) dan bersertifikasi ISO 9001:2000, SMPN 111 Jakarta tentunya dalam pengelolaan perpustakaan terdapat standar-standar tertentu sehingga memungkinkan sekolah yang berada disekitarnya dapat mencontoh pengelolaan perpustakaan yang diterapkan oleh SMPN 111 Jakarta untuk menjadi lebih baik dan berkembang. Maka dari itu peneliti tertarik untuk meneliti lebih jauh mengenai pengelolaan perpustakaan yang dilakukan oleh SMPN 111 Jakarta. Peneliti bermaksud untuk melihat lebih dalam bagaimanakah sebenarnya pengelolaan perpustakaan yang dilaksanakan di sekolah tersebut.
Maka dari itu, dalam penelitian ini difokuskan mengenai “Pengelolaan Perpustakaan Sekolah“ di SMPN 111 Jakarta. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui: (1) Pembentukkan struktur organisasi perpustakaan SMPN 111 Jakarta, (2) Sistem pelayanan yang diterapkan perpustakaan SMPN 111 Jakarta, (3) Proses pengolahan bahan pustaka perpustakaan SMPN 111 Jakarta, (4) Cara yang dilakukan SMPN 111 Jakarta dalam pengembangan koleksi perpustakaan, (5) Pengawasan (controlling) pengelolaan perpustakaan SMPN 111 Jakarta.
Hasil penelitian dapat berguna untuk memberi gambaran tentang Pengelolaan Perpustakaan Sekolah di SMP Negeri 111 Jakarta sehingga dapat menjadi bahan referensi dalam penyelenggaraan perpustakaan sekolah khususnya dan pendidikan pada umumnya. Secara konseptual dapat memperkaya teori manajemen pendidikan di sekolah terutama yang berkaitan dengan Pengelolaan Perpustakaan Sekolah yang dibangun dalam penelitian ini.
Kajian Pustaka
Carter V. Good yang telah dikutip oleh Ibrahim Bafadal (2008:4) mendefiniskan perpustakaan sekolah: “an organized collection of housed in a school for the use of pupils and teachers and in charge of librarian of a teacher”. Ia menjelaskan bahwa perpustakaan sekolah merupakan koleksi yang diorganisasi didalam suatu ruang agar dapat digunakan oleh para murid dan guru. Didalam penyelenggaraannya, perpustakaan sekolah tersebut diperlukan seorang pustakawan yang dapat diambil dari salah seorang guru. Koleksi perpustakaan tidak hanya terbatas berbentuk buku-buku, majalah, koran atau barang tercetak (printed matter) lainnya. Koleksi perpustakaan telah berkembang dalam bentuk terekam dan digital (recorded matter).
Tujuan didirikannya perpustakaan sekolah masih berkesinambungan dari tujuan diselenggarakannya pendidikan sekolah secara keseluruhan, yaitu untuk memberikan bekal kemampuan dasar kepada peserta didik, serta mempersiapkan mereka untuk mengikuti pendidikan menengah. Darmono (2007:7) menjelaskan perpustakaan sekolah memiliki tujuan diantaranya “Menyerap dan menghimpun informasi, mewujudkan suatu wadah pengetahuan yang terorganisasi, menumbuhkan kemampuan menikmati pengalaman imajinatif, membantu perkembangan kecakapan bahasa dan daya pikir, mendidik murid agar dapat menggunakan dan memelihara bahan pustaka secara efisien, serta memberikan dasar ke arah studi mandiri”. Menurut Standar Nasional Indonesia SNI Nomor 7329:2009 (2011:3) “perpustakaan sekolah bertujuan menyediakan pusat sumber belajar sehingga dapat membantu pengembangan dan peningkatan minat baca, literasi informasi, bakat serta kemampuan peserta didik”. Berdasarkan pendapat diatas berarti perpustakaan sekolah ditujukan sebagai salah satu sumber yang amat penting tetapi bukan satu-satunya, yang harus memungkinkan para tenaga kependidikan dan para peserta didik memperoleh kesempatan untuk memperluas dan memperdalam pengetahuan melalui membaca buku dan koleksi lain yang diperlukan.
Perpustakaan sekolah berfungsi sebagaimana menurut Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0103/O/1991, tanggal 11 Maret 1981, perpustakaan sekolah mempunyai fungsi sebagai: (a) Pusat kegiatan belajar mengajar untuk mencapai tujuan pendidikan seperti tercantum dalam kurikulum sekolah, (b) Pusat penelitian sederhana yang memungkinkan para siswa mengembangkan kreatifitas dan imajinasinya, (c) Pusat membaca buku-buku yang bersifat rekreatif dan mengisi waktu-waktu luang (buku-buku hiburan), semua fungsi tersebut akan tergambar dalam koleksi perpustakaan bersangkutan. Sedang Darmono membagi fungsi perpustakaan menjadi 6 (enam) fungsi, yakni: (1) Fungsi Informasi, (2) Fungsi Pendidikan, (3) Fungsi Kebudayaan, (4) Fungsi Rekreasi, (5) Fungsi Penelitian, (6) Fungsi Deposit. Dengan demikian perpustakaan dapat berfungsi untuk meningkatkan perkembangan intelektual dan dapat memperkaya ilmu pengetahuan dengan menciptakan masyarakat yang gemar membaca, menanamkan sikap untuk terus belajar, kreatif, inovatif dan juga sebagai sarana belajar yang menyenangkan.
Beberapa pakar ilmu administrasi yang telah dikutip oleh Ulbert Silalahi (2005:159) memberikan definisi yang berbeda-beda namun secara harfiah memiliki maksud yang sama. Seperti menurut Herbert A. Simon, yang dalam arti luas didefinisikan sebagai kegiatan dari kelompok orang-orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama. Sedangkan The Liang Gie (2007:59) memberikan definisi pengelolaan sebagai segenap rangkaian penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh kelompok orang dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu. Berdasarkan berbagai pendapat diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa pengelolaan perpustakaan sekolah merupakan proses pengkoordinasian usaha yang timbul ketika dua orang atau lebih memiliki tujuan yang sama kemudian berinteraksi dalam suatu organisasi, melakukan kerjasama dengan menggunakan instrumen dan sumber, meliputi: dana, tenaga pengelola, sarana prasarana dan bahan pustaka yang ada di sekolah.
Ruang lingkup dari kegiatan pengelolaan cukup luas, yaitu keseluruhan proses mulai dari menentukan bentuk dan tujuan organisasi, cara mencapai tujuan, siapa saja yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan pencapaian tujuan ini, pengendalian proses pelaksanaan, sampai bagaimana mendayagunakan instrumen atau sumber yang terbatas. Menurut Parker (2008:183) dalam lingkungan internal perpustakaan ada beberapa elemen dasar yang dapat mempengaruhi pengelolaan dan pengembangan perpustakaan, diantaranya pembentukkan struktur organisasi, sistem pelayanan yang diterapkan, pengolahan bahan pustaka, pengembangan koleksi perpustakaan dan sebagai langkah akhir dari pengelolaan perpustakaan sekolah dilakukan pengawasan (controlling) oleh kepala sekolah.
Metode Penelitian
Penelitian ini menggunakan metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Pengumpulan data menggunakan pedoman wawancara, studi dokumentasi dan pengamatan. Informan kunci dalam penelitian ini adalah Kepala Perpustakaan dan Informan pendukung adalah Pustakawan, Kepala Sekolah, Guru Mata Pelajaran Bahasa Indonesia dan Mantan Kepala Sekolah Periode Tahun 2002-2006. Data yang terkumpul dianalisis melalui reduksi data, penyajian data dan penarikan kesimpulan. Untuk menjamin keabsahan data penelitian ini menggunakan triangulasi teori, sumber dan metode.
Hasil Dan Pembahasan
Hasil temuan penelitian ini diperoleh berdasarkan hasil wawancara, pengamatan dan studi dokumentasi yang peneliti dapatkan di SMPN 111 Jakarta. Adapun temuan penelitian yang didapat yaitu Pertama, pada Pembentukkan Struktur Organisasi Perpustakaan SMPN 111 Jakarta dilakukan bermula dari staffing yaitu penunjukkan tenaga pengelola oleh kepala sekolah beserta para wakilnya melalui rapat internal dengan melihat kebutuhan sekolah dan salah satunya memanfaatkan guru yang kekurangan jam mengajar, untuk menutupi hal tersebut maka kepala sekolah mengambil kebijakan menunjuk guru tersebut sebagai kepala perpustakaan dan seorang sarjana sastra yang telah lama menjabat sebagai pustakawan tetap. Kedua pengelola bukan berlatar belakang pendidikan perpustakaan asli maka untuk penyetaraan pendidikan kepala sekolah mewajibkan pengelola mengikuti pelatihan penyelenggaraan perpustakaan sekolah minimal sebanyak dua kali pada lembaga terkait. Untuk koordinasi kedua pengelola dibawah garis komando kepala sekolah dan kepala sekolah bertanggung jawab langsung terhadap perpustakaan serta komite sekolah sebagai pendamping kepala sekolah atau hanya sebagai pemberi saran, tidak dapat memberikan instruksi kepada pengelola.
Kedua, pada Sistem Pelayanan yang diterapkan oleh Perpustakaan SMPN 111 Jakarta memiliki tujuan-tujuan khusus yang ingin dicapai dengan melakukan berbagai upaya diantaranya dilihat dari keamanan koleksi perpustakaan SMPN 111 Jakarta menerapkan sistem terbuka untuk kalangan warga sekolah dan sistem tertutup untuk pihak luar sekolah yang mengharuskan mendapatkan surat rekomendasi dari kepala sekolah. Dalam rangka meningkatkan minat baca, minat kunjung maupun peningkatan pemanfaatan perpustakaan sekolah, SMPN 111 Jakarta menerapkan wajib kunjung perpustakaan yang terjadwal tiap kelas, melakukan upaya mendidik anak belajar secara mandiri dengan diwajibkannya siswa yang terlambat belajar di ruang perpustakaan selama 2 x 40 menit untuk merangkum semua materi pelajaran yang ditinggalkan dan juga keunggulan lain yang dimiliki perpustakaan SMPN 111 Jakarta adalah memiliki pustakawan yang sangat ramah dibuktikan pada setiap kali peneliti datang melakukan penelitian dan melalui pengamatan peneliti sikap pustakawan pada setiap pemustaka yang datang sehingga memberikan kenyamanan pada pemustaka dengan sikap bersahabat.
Ketiga, pada Pengolahan Bahan Pustaka yang dilakukan oleh Perpustakaan SMPN 111 Jakarta secara keseluruhan sudah dilakukan menurut pedoman dan kaidah pengolahan bahan pustaka yang dibuat oleh Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta dengan prosedur mulai dari bagian pra katalog: inventaris dan penstempelan buku, dilanjutkan dengan pengkatalogan secara deskriptif (fisik) maupun subjek (isi) lalu analisis subjek dilanjutkan dengan klasifikasi lalu tajuk subjek dan terakhir pasca katalog: ketik dan susun kartu dan buku. Semua kegiatan dilakukan secara sistematis dan terstruktur. Keempat, pada Pengembangan Koleksi Perpustakaan SMPN 111 Jakarta terlihat bahwa terdapat sebuah upaya dalam rangka mengembangkan koleksi perpustakaannya sehingga koleksi yang dimiliki tidak hanya “itu-itu saja”, diantaranya dengan cara membeli sendiri yang direncanakan dalam anggaran sekolah dan program kerja yang dibuat sebanyak 20 eksemplar tiap tahunnya. Kelima, pada Pengawasan Pengelolaan Perpustakaan SMPN 111 Jakarta yang dilakukan oleh kepala sekolah atau wakil kepala sekolah tidak ada pembuatan jadwal khusus pengontrolan operasional perpustakaan, pengawasan hanya dilakukan secara insidentil atau berkala dengan cara memantau langsung (memonitoring) ke ruang perpustakaan dan memanggil pengelola ke ruang kepala sekolah. Setelah dimonitoring kepala sekolah melakukan penilaian dengan mewajibkan pengelola membuat laporan evaluasi program kerja lalu dibandingkan dengan kenyataan yang terjadi di lapangan. Hasil mekanisme pengawasan oleh kepala sekolah digunakan untuk merumuskan keputusan dan tindakan dalam bentuk perencanaan kembali.
Berikut pembahasan dari masing-masing temuan penelitian yang didapat:
Pembentukkan Struktur Organisasi Perpustakaan SMPN 111 Jakarta
Menurut Robert D. Stueart & Moran Barbara B (2002:136) Struktur organisasi dibentuk untuk “menetapkan apa saja tugas yang harus dilakukan, siapa yang melakukan, bagaimana tugas dikelompokkan dan bagaimana semua tugas tersebut dikoordinasikan”. Senada dengan Winardi (2000:32) Struktur organisasi dibentuk untuk mengetahui “apa saja tugas yang harus dilakukan, siapa yang akan melakukan, bagaimana pekerjaan dikelompokkan, siapa melaporkan kepada siapa, bagaimana tugas tersebut dikoordinasikan dan dimana keputusan dilakukan. Pembentukkan struktur organisasi perpustakaan SMPN 111 Jakarta dilakukan bermula dari staffing yaitu penunjukkan tenaga pengelola oleh kepala sekolah beserta para wakilnya melalui rapat internal dengan melihat kebutuhan sekolah dan salah satunya memanfaatkan guru yang kekurangan jam mengajar, untuk menutupi hal tersebut maka kepala sekolah mengambil kebijakan menunjuk guru tersebut sebagai kepala perpustakaan dan seorang sarjana sastra yang telah lama menjabat sebagai pustakawan tetap.
Kedua pengelola bukan berlatar belakang pendidikan perpustakaan asli maka untuk penyetaraan pendidikan kepala sekolah mewajibkan pengelola mengikuti pelatihan penyelenggaraan perpustakaan sekolah minimal sebanyak dua kali pada lembaga terkait. Hal tersebut sesuai dengan Permendiknas No. 25 Tahun 2008 tentang Standar Tenaga Perpustakaan Sekolah yang berbunyi: “Berkualifikasi diploma dua (D2) non-Ilmu Perpustakaan dan Informasi dengan sertifikat kompetensi pengelolaan perpustakaan sekolah/madrasah dari lembaga yang ditetapkan oleh pemerintah dengan masa kerja minimal 4 tahun di perpustakaan sekolah/madrasah”. Untuk koordinasi kedua pengelola dibawah garis komando kepala sekolah dan kepala sekolah bertanggung jawab langsung terhadap perpustakaan serta komite sekolah sebagai pendamping kepala sekolah atau hanya sebagai pemberi saran, tidak dapat memberikan instruksi kepada pengelola.
Sistem Pelayanan Perpustakaan SMPN 111 Jakarta
Pelayanan perpustakaan merupakan salah satu kegiatan utama di setiap perpustakaan. Pelayanan tersebut merupakan kegiatan yang langsung berhubungan dengan pemustaka (siswa, guru dan masyarakat) dan sekaligus merupakan barometer keberhasilan penyelenggaraan perpustakaan, oleh sebab itu dari pelayanan dapat tergambar citra sebuah perpustakaan. Menurut Ase S. Muchyidin yang telah dikutip oleh Dian Sinaga (2005:32) mengemukakan bahwa “Kegiatan pelayanan perpustakaan, yaitu usaha untuk mendayagunakan bahan-bahan bagaimana agar setiap bahan yang tersedia di perpustakaan dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh pemakainya, khususnya masyarakat harus dilayani”.
Sistem pelayanan yang diterapkan oleh perpustakaan SMPN 111 Jakarta memiliki tujuan-tujuan khusus yang ingin dicapai dengan melakukan berbagai upaya diantaranya dilihat dari keamanan koleksi perpustakaan SMPN 111 Jakarta menerapkan sistem terbuka untuk kalangan warga sekolah dan sistem tertutup untuk pihak luar sekolah yang mengharuskan mendapatkan surat rekomendasi dari kepala sekolah. Tujuan lainnya yaitu dalam meningkatkan minat baca, minat kunjung maupun peningkatan pemanfaatan perpustakaan sekolah, SMPN 111 Jakarta menerapkan wajib kunjung perpustakaan yang terjadwal tiap kelas, melakukan upaya mendidik anak belajar secara mandiri dengan diwajibkannya siswa yang terlambat belajar di ruang perpustakaan selama 2 x 40 menit untuk merangkum semua materi pelajaran yang ditinggalkan dan juga keunggulan lain yang dimiliki perpustakaan SMPN 111 Jakarta adalah memiliki pustakawan yang sangat ramah dibuktikan pada setiap kali peneliti datang melakukan penelitian dan melalui pengamatan peneliti sikap pustakawan pada setiap pemustaka yang datang sehingga memberikan kenyamanan pada pemustaka dengan sikap bersahabat. SMPN 111 Jakarta sebagai sekolah yang unggul dan memiliki status perpustakaan percontohan sudah sewajarnya harus memiliki pelayanan positif sesuai dengan misi perpustakaannya yang ingin memberikan pelayanan optimal kepada pemustaka dilakukannya upaya-upaya diatas sebagai pembuktian dari penetapan status perpustakaan percontohan.
Pengolahan Bahan Pustaka Perpustakaan SMPN 111 Jakarta
Pengolahan bahan pustaka merupakan bagian dari kegiatan pokok dalam rangkaian kegiatan perpustakaan yang memungkinkan koleksi perpustakaan tertata secara sistematis dan dapat ditemukan kembali secara efektif dan efisien. Untuk itu, kegiatan pengolahan bahan pustaka perlu dilaksanakan dengan sebaik-baiknya, secara profesional dan taat asas. Menurut Sutarno (2006:179) “Pengolahan atau Processing Bahan Pustaka adalah pekerjaan yang diawali sejak koleksi diterima di perpustakaan sampai dengan penempatan di rak atau di tempat tertentu yang telah disediakan untuk kemudian siap dipakai oleh pemakai”. Selanjutnya menurut Yuliandi (2011:38) Prosedur Pengolahan Bahan Pustaka dilakukan dengan tahapan sebagai berikut: “Setiap bahan pustaka yang diterima oleh perpustakaan baik yang berasal dari pembelian, hadiah maupun hasil tukar-menukar, harus segera diberi tanda cap / stempel pada bagian-bagian tertentu yang dianggap penting kemudian selanjutnya satu persatu didaftar / dicatat datanya masing-masing di dalam buku inventaris / buku induk, selanjutnya bahan pustaka tersebut terlebih dahulu di proses / diolah atau dikalsir antara lain meliputi kegiatan: stempel, identitas, nomor induk, buku induk, katalogisasi, klasifikasi, pengetikan kartu katalog, penempelan label, kantong & kartu buku dan terakhir penyampulan, selanjutnya penjajaran kartu katalog / dokumen dalam rak”.
Pengolahan bahan pustaka pada perpustakaan SMPN 111 Jakarta secara keseluruhan sudah dilakukan menurut pedoman dan kaidah pengolahan bahan pustaka yang dibuat oleh Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta yang diungkapkan oleh Yuliandi diatas dengan prosedur mulai dari bagian pra katalog: inventaris dan penstempelan buku, dilanjutkan dengan pengkatalogan secara deskriptif (fisik) maupun subjek (isi) lalu analisis subjek dilanjutkan dengan klasifikasi lalu tajuk subjek dan terakhir pasca katalog: mengetik dan menyusun kartu dan buku. Semua kegiatan dilakukan secara sistematis dan terstruktur.
Pengembangan Koleksi Perpustakaan SMPN 111 Jakarta
Secara definitif pengembangan koleksi perpustakaan mencakup semua kegiatan untuk memperluas koleksi yang ada di perpustakaan, terutama untuk kegiatan yang berkaitan dengan pemilihan dan evaluasi bahan pustaka. Pengembangan koleksi yang dilakukan oleh perpustakaan SMPN 111 Jakarta dengan cara membeli sendiri yang direncanakan dalam anggaran sekolah sebanyak 20 eksemplar tiap tahunnya, hal ini terdapat dalam program kerja yang telah dibuat. Lalu kedua dengan memanfaatkan partisipasi para siswa dan orang tua siswa yang tergabung dalam komite sekolah. Pustakawan beserta guru mensosialisasikan atau menghimbau kepada para siswa untuk menyumbang buku sebagai sebuah kenang-kenangan, lebih khusus kepada kelas IX yang ingin lulus.
Berdasarkan hal diatas terlihat bahwa terdapat sebuah upaya yang dilakukan oleh perpustakaan SMPN 111 Jakarta dalam rangka mengembangkan koleksi perpustakaannya sehingga koleksi yang dimiliki tidak hanya “itu-itu saja” seperti kebanyakan perpustakaan sekolah lainnya, karena salah satu karakteristik dari sebuah koleksi perpustakaan sekolah adalah beragamnya jenis sumber atau bahan pustaka tergantung pada kebutuhan pendidik/guru, jumlah koleksi, bagaimana cara mengaksesnya dan keterbaruan.
Pengawasan (Controlling) Pengelolaan Perpustakaan SMPN 111 Jakarta
Pengawasan dilakukan sebagai langkah akhir dari sebuah pengelolaan perpustakaan sekolah yang tujuannya mengarahkan, meluruskan dan menjadikan segala sesuatu berjalan sesuai rencana yang telah ditetapkan. Menurut Manulang yang telah dikutip oleh Lasa HS (2009:33) “Pengawasan pada dasarnya dapat dilakukan dengan cara pengawasan preventif dan pengawasan korektif. Pengawasan preventif adalah pengawasan yang mengantisipasi terjadinya penyimpangan-penyimpangan, sedangkan pengawasan korektif dapat dilakukan apabila hasil yang diinginkan itu terdapat banyak variasi”. Sedangkan menurut Sutarno NS (2006:159) “Pengawasan pengelolaan perpustakaan sekolah dapat dilakukan dengan cara diantaranya: meminta laporan atas hasil pelaksanaan kegiatan, mencocokkan dengan standar atau ukuran yang telah ditetapkan, melihat langsung ke lapangan, mengadakan wawancara atau semacam tes serta mendapatkan jawaban secara langsung”.
Pada pengawasan pengelolaan perpustakaan SMPN 111 Jakarta yang dilakukan oleh kepala sekolah atau wakil kepala sekolah tidak ada pembuatan jadwal khusus pengontrolan operasional perpustakaan, pengawasan hanya dilakukan secara insidentil atau berkala dengan cara memantau langsung (memonitoring) ke ruang perpustakaan dan memanggil pengelola ke ruang kepala sekolah. Setelah dimonitoring kepala sekolah melakukan penilaian dengan mewajibkan pengelola membuat laporan evaluasi program kerja lalu dibandingkan dengan kenyataan yang terjadi di lapangan. Hasil mekanisme pengawasan oleh kepala sekolah digunakan untuk merumuskan keputusan dan tindakan dalam bentuk perencanaan kembali.
Kesimpulan
Perpustakaan SMPN 111 Jakarta sebagai penyandang status perpustakaan percontohan relatif sudah memiliki pengelolaan yang sesuai dengan standar sebagaimana perpustakaan sekolah pada umumnya, yaitu (1) Dengan penunjukkan pengelola perpustakaan yang berlatar belakang pendidikan sarjana. (2) Menerapkan sistem pelayanan yang variatif diantaranya dengan sistem terbuka untuk kalangan sekolah dan sistem tertutup untuk luar sekolah, terdapat jadwal wajib kunjung perpustakaan setiap kelas, mewajibkan siswa yang terlambat belajar di ruang perpustakaan selama 2 x 40 menit, memiliki pustakawan yang ramah serta quality objective (target perpustakaan). (3) Pada pengolahan bahan pustaka secara keseluruhan sudah dilakukan menurut pedoman pengolahan bahan pustaka yang dibuat oleh Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta dengan prosedur mulai dari bagian pra katalog, pengkatalogan dan pasca katalog. (4) Pengembangan koleksi dilakukan dengan cara membeli dengan anggaran sekolah sebanyak 20 eksemplar tiap tahunnya serta memanfaatkan partisipasi siswa dan orang tua siswa. (5) Pengawasan yang dilakukan oleh kepala sekolah secara insidentil dengan cara memantau langsung ke ruang perpustakaan.
Implikasi dari penelitian ini yaitu pengelolaan perpustakaan sekolah yang baik dapat menunjukkan kebermanfaatan perpustakaan sekolah, tolak ukur manfaat tersebut tidak hanya berupa tingginya prestasi murid, tetapi lebih jauh seperti murid mampu mencari, menemukan, menyaring dan menilai informasi; terbiasa belajar mandiri; terlatih bertanggung jawab; serta selalu mengikuti perkembangan ilmu, pengetahuan dan teknologi. Peneliti menyarankan kepala sekolah untuk berkolaborasi dengan instansi lain, meningkatkan sistem komputerisasi sehingga up to date, pemilihan pengelola perpustakaan sesuai dengan keahlian dan latar belakang pendidikan. Untuk pengelola agar selalu berinovasi. Bagi peneliti lain hendaknya mengembangkan kajian penelitian.
Daftar Pustaka
Bafadal, Ibrahim. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah. Jakarta: Bumi Aksara, 2008
Darmono. Perpustakaan Sekolah: Pendekatan Aspek Manajemen dan Tata Kerja. Jakarta: PT. Grasindo, 2007
Gie, The Liang. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty, 2007
HS, Lasa. Manajemen Perpustakaan Sekolah. Yogyakarta: Pinus Book Publisher, 2009
Parker, J. Stephen. Aspects of library development planning. London: Mansell Pub., 2008
Silalahi, Ulbert. Studi Tentang Ilmu Administrasi: Konsep, Teori dan Dimensi. Bandung: Sinar Baru Algensindo, 2005
Stueart, Robert D. and Barbara B. Moran. Library and Information Center Management. London: Libraries Unlimited, 2007
Winardi. Asas-Asas Manajemen. Bandung: Mandar Maju, 2000
Yuliandi. Pedoman Perpustakaan Sekolah. Jakarta: Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi DKI Jakarta, 2011
Dady P. Rachmananta, “Mengajukan RUU Perpustakaan”, Koran Tempo, 03 Juli 2003
Lasa Hs, “Peran Perpustakaan dan Penulis dalam Peningkatan Minat Baca Masyarakat“, Visi Pustaka, Vol. 11 No. 2, Agustus 2009
SK Mendiknas No. 053/U/2001 Tanggal 19 April 2001
Permendiknas No. 24 Tahun 2007 Peraturan Pemerintah No. 19 Tahun 2005
Undang-Undang No. 43 Tahun 2007 Undang-Undang No. 20 Tahun 2